5 trucos para conseguir una reunión eficiente

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5 trucos para conseguir una reunión eficiente

Dicen que una de las actividades que más reducen nuestra productividad en el trabajo (y añado yo, drenan nuestra energía), son las reuniones.

Si bien la aparición del mail nos ayudó en gran medida a reducir reuniones para compartir información e incluso agilizó la toma de decisiones en equipo, hay que reconocer que las reuniones siguen siendo una parte importante de nuestra vida laboral.

¿Cuántas veces piensas que estás perdiendo tiempo en una reunión?

No hace falta que me contestes, presiento tu respuesta. Hay organizaciones en las que la “reunionitis” se ha instalado como forma de trabajar y es parte de la cultura organizacional. Incluso en equipos deslocalizados, se celebran reuniones virtuales ya sea por teléfono o videoconferencia.

No vamos a entrar aquí en cómo se organiza una buena reunión. Para eso hay muchos expertos y bibliografía en que te puedes apoyar.

Lo que quiero proponerte son 5 simples iniciativas que no suelen aparecer en ningún manual, y que por mi experiencia, transforman las reuniones y sus resultados.

Normalmente ponemos toda la energía en los objetivos y el contenido de la reunión, pero pocas veces ponemos la energía en las personas, que sin duda, es lo más importante de una reunión eficiente.

Estas son las 5 iniciativas que te propongo:

Centramiento

Antes de empezar una reunión debemos aterrizar.

Solemos llegar a una reunión con nuestra mente puesta en lo que acabamos de dejar pendiente en la mesa o incluso en lo que tendremos que hacer después de ella. Es importante tomarse al menos un minuto para centrar nuestra mente y poner toda nuestra atención en la reunión en la que estamos presentes. Para ello, podemos poner el cronómetro y estar todos en silencio durante un minuto (aconsejo con los ojos cerrados) o escuchar una pequeña relajación guiada de dos o tres minutos.

Preguntar a las personas cómo están en este momento

Esta pregunta debe modelarse bien y no debe durar más de un minuto por persona.

Esta dinámica ayuda a tomar conciencia del campo emocional del grupo y dónde estamos cada uno para afrontar la reunión. Si aparece algún tema que está ligado con la misma, el líder tendrá que decidir si lo incorpora o no a la agenda del día. Si el tiempo para la reunión es justo, como suele ser habitual, también podemos hacer una ronda en la que cada persona dice una palabra. “¿Dinos cómo estás ahora en una palabra?” (cansado, tranquilo, enfadado, animado, estresado…).

Preguntar las expectativas de cada participante

Consiste en hacer otra ronda rápida y contestar a la pregunta “¿Qué esperas de esta reunión?” (máx 30”-1´ por participante).

Normalmente la persona que convoca la reunión suele tener muy claro los objetivos de la misma o lo que quiere conseguir, pero muchas veces, los participantes tienen expectativas diferentes. Alinearnos en lo que queremos conseguir en esta reunión ahorra mucho tiempo y ayuda a clarificar el punto de partida.

Crear una “alianza” de trabajo

Aunque estemos acostumbrados a trabajar con las mismas personas y tengamos unas reglas no escritas entre nosotros, es importante que para cada reunión definamos “¿Cómo queremos trabajar juntos para cumplir las expectativas acordadas u objetivos definidos?”.

El líder de la reunión las va apuntando en una hoja y las lee al final. Este ejercicio también puede durar unos 2 o 3 minutos como máximo. Aquí pueden surgir acuerdos como por ejemplo “ir al grano” (si hay poco tiempo y muchos puntos de vista diferentes), “ser honestos”, “valentía” o “no tomarse nada personalmente” (si “hay un elefante” en la sala que nadie quiere tocar porque se prevé conflicto). Con este ejercicio, también aparentemente innecesario, probablemente se evitarán pérdidas de tiempo o incluso rebajará el nivel de tensión para afrontar reuniones difíciles.

Cerrar bien la reunión

Y no me refiero a hacer un resumen de los puntos acordados sino ir más allá. En este apartado te propongo dos cosas:

  1. ¿Qué queremos celebrar? O ¿de qué estamos orgullosos de esta reunión?
  2. Hacer una ronda igual que al principio contestando a la pregunta “¿Qué te llevas de esta reunión?” (si contestan “más trabajo”, preguntas, “sí, ¿y aparte de eso?”). Esta ronda debe ser ágil. También se puede aplicar la versión “en una palabra”.

En mi experiencia como facilitador de reuniones he podido comprobar cómo estas cinco pequeñas iniciativas, que no deben “robar” más del 10% del tiempo asignado, generan una mejora cualitativa y cuantitativa en los resultados de las mismas.

Pero lo más importante es que las personas se sienten más motivadas a la participación, más comprometidas con los acuerdos alcanzados y más conectadas y unidas con el equipo.

Espero que te animes a ir añadiendo a tus reuniones estas pequeñas acciones y disfrutes de su impacto. Felices reuniones más eficientes.

Desarrollo el bienestar de personas y organizaciones